Agenda de Citas

Propósito

Muestra el mes completo de la clínica: el número de citas de cada día, su reparto por proveedor y el detalle de quién viene. Responde cómo va el mes, qué días están cargados y con qué proveedor. Además permite ver las citas de un día por plan médico, mover una cita a otro día u hora con el mismo proveedor, con las mismas reglas que usa recepción, y cancelar una cita igual que desde la ficha del paciente. No reserva citas nuevas ni cobra.

Ubicación

• Administración: «Panel de administración» → pestaña «Agenda de Citas», junto a «Clínica», «Clínica en Vivo», «Recepción» y «Pacientes».
• Recepción: el botón «Agenda del mes» de la cabecera de la pantalla de recepción abre la misma agenda en una pantalla aparte («Agenda de citas»), para no recargar la de recepción. Para regresar, toque «← Volver a recepción».
• Cada proveedor ve el mismo calendario en su pantalla, en «El calendario del mes».

Contenido

• Encabezado: el mes, el total de citas del mes y los botones para pasar al mes anterior o al siguiente.
• Leyenda: cada proveedor con su color.
• Calendario: cada día indica su número de citas y una barra con el reparto por proveedor. Los días en que la clínica cierra aparecen como «Cerrado»; si aún tienen citas, se muestra su número.
• Solo se cuentan las citas vigentes o ya atendidas; las canceladas y las marcadas como no-show no aparecen.

Procedimiento

1. Abra la pestaña «Agenda de Citas». El día de hoy aparece seleccionado.
2. Si lo necesita, cambie de mes con los botones del encabezado.
3. Toque un día para ver su detalle: la fecha, el número de citas y, por cada cita, la hora, el paciente, el tipo de cita, el proveedor y el plan médico de la cita («Pago propio» si es de pago propio). Al tocarlo de nuevo, el detalle se cierra.
4. Para filtrar, toque un botón de la fila «Tipo», «Proveedor» o «Plan»; cada botón indica cuántas citas le corresponden. En «Plan» hay un botón por cada plan del día, uno de «Pago propio» y uno de «Sin plan» para las citas que no llevan plan. Los filtros pueden combinarse, y los números de los botones siempre cuentan el día completo. Cada fila solo aparece cuando el día tiene más de una opción en ella.
5. Para ver de nuevo todas las citas del día, toque «Viendo N de M · quitar filtros».

Ver a quién llamar por un plan médico

Si hay que mover citas por un plan médico, abra el día y toque ese plan en la fila «Plan»: la lista queda solo con las citas de ese plan, que son las de los pacientes a quienes hay que llamar. Desde cada una se puede usar «Mover».

Mover una cita

Sirve, por ejemplo, para llamar a un paciente y cambiarle la cita mientras está al teléfono. Lo pueden hacer la administración y recepción. La cita se queda con el mismo proveedor y se mueve con las reglas de recepción.

1. Abra el día de la cita. El botón «Mover» aparece en las citas vigentes cuya hora aún no ha llegado y cuyo paciente todavía no ha llegado a la oficina.
2. Toque «Mover». Se abre el selector de horas: solo aparecen los días y las horas en que la cita cabe de verdad con ese proveedor (su horario, los cupos, el payer mix, los días cerrados y las demás reglas de recepción).
3. Escoja el día y la hora. Todavía no se mueve nada: aparece la fecha nueva, con el día de la semana, y si al paciente le llegará la confirmación. Para escoger otra hora, toque «Escoger otra».
4. Toque «Sí, mover la cita». El detalle del día confirma el cambio, la cita sale del día anterior y los números del mes se actualizan.

Al paciente le llega la confirmación de la cita nueva, igual que cuando se le cambia la fecha desde su ficha; de la cita anterior no recibe nada. Si la clínica no está enviando avisos en ese momento, la pantalla lo indica antes de confirmar. El cambio queda registrado con el nombre de quien lo hizo. Para cambiar el proveedor de la cita, use «Proveedor asignado» en la ficha del paciente.

Cancelar una cita

Es la misma cancelación que «Cancelar cita» en la ficha del paciente, desde el día de la agenda. Lo pueden hacer la administración y recepción (quien puede editar fichas de pacientes).

1. Abra el día de la cita. El botón «Cancelar» aparece al lado de «Mover», en las mismas citas: las vigentes cuya hora aún no ha llegado y cuyo paciente todavía no ha llegado a la oficina.
2. Toque «Cancelar». Aparece la misma confirmación que en la ficha: la fecha y la hora de la cita y, si cancelarla en ese momento crea un cargo de cancelación tardía, el aviso con su monto. Para no cancelarla, ciérrela sin aceptar.
3. Acepte. El detalle del día confirma la cancelación (y el cargo, si se creó), la cita sale del día y los números del mes se actualizan.

El cargo de cancelación tardía, si lo hay, queda pendiente para que la oficina lo revise en «Cobros» antes de pasar la tarjeta. El espacio liberado se avisa a la lista de espera y la cancelación queda registrada con el nombre de quien la hizo.

Marcas de las citas

• Insignia de «Confirmada»: un círculo verde con una palomita, al lado del nombre del paciente, en las citas ya confirmadas (por el paciente o por la oficina). No sale en las citas sin confirmar, en las ya atendidas ni en las que están en «Citas por reubicar», porque su fecha ya no vale. Cuando la lista del día tiene alguna, una leyenda encima de ella lo recuerda («= cita confirmada»). Sale también en el calendario de cada proveedor.
• «Cita especial»: cita dada con un código de cita especial; puede compartir la hora con otra cita del mismo proveedor.
• «Sin cargo posible»: cita afectada por la clínica (por ejemplo, un proveedor que quedó fuera o un día que la clínica cerró). Mientras conserve la marca, el sistema no puede cobrar el no-show ni la cancelación tardía. Una nota al pie de la lista lo explica.
• Otras marcas indican que la cita la movió el proveedor (y si al moverla excedió el cupo) o que se acortó para que cupiera.

Consideraciones

• La pantalla no permite crear citas ni cambiar el proveedor de una cita: esas acciones se realizan en «Recepción» y en la ficha del paciente.
• El día de hoy se calcula con la hora de la clínica, no con la del dispositivo.
• En su pantalla, cada proveedor puede además mover sus propias citas desde este calendario; cancelarlas, no.